L’arrivée de la certification Qualiopi a bousculé les formations et l’activité de formateur. Découvrons ici ses 7 impacts majeurs sur notre quotidien !

Qualiopi, en bref

Qualiopi, cela vous dit quelque chose ? Cette certification chamboule le milieu des formations et vous impose de nouvelles contraintes additionnelles. Elle peut parfois paraître absurde, impossible, voire même abusive lorsqu’un organisme de formation cherche à décharger son activité sur vous.

Définition

En 2018 a été votée une loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel. Celle-ci prévoit, pour bénéficier de fonds publics ou mutualisés ( c’est-à-dire financés par l’État, les régions, le Pôle Emploi, etc ), l’obligation de certification. Les formateurs doivent alors être agréés par un organisme tiers et sur un référentiel national unique : Qualiopi.

Les acteurs de Qualiopi

Valable 3 ans, la certification s’adresse, comme on l’a vu, aux formations financées par le Compte Personnel de Formation ( CPF ), donc par des fonds publics ou dits mutualisés. En d’autres termes, seuls les agréés Qualiopi pourront rentrer dans un financement via le CPF et ce à partir du 1^er janvier 2022. Pour l’obtenir, il faut formuler une demande auprès d’un organisme certificateur ( dont vous retrouverez la liste ici ), signer votre contrat avec ce dernier puis réaliser des audits. Un premier sera fait pour la certification, puis un autre de surveillance après 1 an et demi, et enfin un de renouvellement après 3 ans.

Qualiopi au quotidien

En tant que formateur, vous vous êtes sûrement déjà dit que ce n’est pas à vous de faire l’aspect administratif. Vous avez même peut-être l’impression de ne plus faire que cela, de l’administratif ! Et, qui plus est, le centre de formation qui vous emploie ne vous rémunère pas pour ces activités supplémentaires. Il y a alors de fortes chances pour que ce centre avec lequel vous travaillez cherche à obtenir la certification Qualiopi.

Nous avons répondu lors de notre live aux questions que vous vous posiez sur cette certification Qualiopi. Vous retrouverez dans cet article toutes les informations et nos astuces pour que les effets sur notre activité soient réellement bénéfiques pour l’apprenant. Aussi, allons démêler le vrai du faux sur Qualiopi…

L’impact de Qualiopi sur notre activité de formateur

Comme on l’a vu plus haut, Qualiopi est une certification portant sur la qualité de fonctionnement d’un organisme de formation. Elle est composée de 7 critères et de 32 indicateurs portant sur la façon dont vous fonctionnez, avec certaines obligations.

La certification Qualiopi est-elle obligatoire ?

L’audit porte quant à lui sur l’adéquation entre ce que vous avez mis en place et ce que vous dites. Par exemple, il y a à mettre en place un mécanisme de suivi et de traçabilité des informations fournies aux clients ainsi qu’aux formés. Il y a aussi tout un ensemble de critères portant sur l’efficacité de la réalisation et de l’atteinte des objectifs pédagogiques lors d’actions de formation.

Cependant, il n’y a aucune obligation à avoir Qualiopi si votre client ne souhaite pas passer par un fond mutualisé comme le CPF, les OPCO, la région ou bien Pôle Emploi. Si la formation n’est pas subventionnée par un des acteurs du CPF, pas besoin de Qualiopi.

Qu’en est-il de la sous-traitance ?

Dans ce cas, si vous êtes en sous-traitance pour le CFA par exemple, ce sera au CFA d’obtenir la certification. Qualiopi impose de décrire vos processus : le mieux, d’après nous, est de le mettre sur papier. L’audit, de son côté, vérifie la conformité entre ce que vous faites et ce que vos processus décrivent. Ce qui est important dans la certification, ce n’est pas juste de donner la preuve de ce que l’on fait mais aussi de mettre à jour les informations que l’on perçoit et utilise. Il faudra se poser des questions comme : « à quelle fréquence je vais vérifier la mise à niveau de mon formateur indépendant ? A-t-il toujours les compétences attendues ? Est-il l’heure de faire une réévaluation de son CV ? » etc.

Est-ce que, pour faire financer la formation, il faut le titre de formateur ?

Non, pas d’obligation ! C’est le 4^ème critère de Qualiopi ( “Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre” ). Le diplôme peut être votre CV, le tout étant de vérifier que le personnel que l’on met sur la formation ait les bonnes compétences. Pour cela, vous avez normalement eu un entretien de recrutement pendant lequel vous avez fourni un CV ou encore une copie du diplôme.

Sur les 7 critères de Qualiopi, seulement 3 jouent réellement sur notre activité de formateur.

Le critère 3

C’est l’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre. Parmi ce troisième critère, seuls deux indicateurs nous intéressent.

L’indicateur 11

Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation

Il faudra, grâce à une grille de lecture, vérifier que les objectifs de la formation ont bel et bien été atteints.

Ce qui nous est demandé par les centres est :

• établir une grille d’évaluation d’entrée et de sortie pour démontrer l’effet de l’action de formation. Elle peut s’insérer en début de livret pédagogique comme activité pour permettre à l’apprenant de se situer en début de formation, et de prendre conscience de ses acquis pendant et en fin de formation. Cette grille n’est pas suffisante pour l’audit qualité et assurance qualité, il faudra donc s’assurer de sa récurrence. Si vous le faites en amont, la convocation, le mail ou une copie du courrier démontrent à Qualiopi de l’envoi au participant pour s’auto-évaluer. De notre point-de-vue, nous préférons la réaliser en séance pour ne pas perdre du temps à récupérer les informations notamment.
• établir un quizz ou une certification de sortie qui aura pour but de démontrer que les stagiaires ont acquis les savoirs transmis.
• transmettre les résultats des exercices d’évaluation tout au long de la formation. Cela peut être compliqué, mais un livret aidera beaucoup.

Le choix de mise en oeuvre dépend de chaque organisme de formation et de leur processus d’évaluation des atteintes des objectifs.

L’indicateur 12

Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours

La majorité du processus sera ici la gestion du centre de formation sur l’abandon. Notre action est alors d’informer que nous réalisons des activités où nous impliquons les stagiaires, comme :

• la co-construction d’un document, – l’activité collaborative,
• l’échange, le débat, la discussion, – l’espace de partage, etc.

En résumé, tout ce qui rentre dans l’actif de l’apprenant, son engagement, pour limiter l’abandon.

Le centre vous demandera le déroulé de votre formation, comme la liste des activités que vous menez et la façon dont vous prévoyez de le faire. Ils peuvent demander une copie des supports permettant de démontrer la présence des instructions des activités et ainsi s’assurer qu’elles sont bien présentes.

Qu’en est-il de la propriété intellectuelle et de la peur que l’on nous prenne ce que nous avons construit pour le vendre, l’utiliser ou le fournir à un autre formateur ?

Dans votre convention ou dans votre contrat de prestation, vous pouvez tout à fait indiquer que vous donnerez accès à l’auditeur aux ressources indiquées et que vous montrerez au centre les documents en amont. Je vous invite à blinder votre contrat avec l’aide d’un avocat spécialisé sur le sujet. Insérez-y des clauses de confidentialité, des droits d’auteur et des compensations dans le cas d’usage de vos supports. Votre contenu est votre propriété intellectuelle, c’est normal de la protéger. Ceci dit, votre support suit logiquement votre discours, la façon dont vous, personnellement, abordez le sujet, comment vous y introduisez votre expertise, votre expérience. Chaque personne est différente : entre deux formateurs, on peut avoir deux formations totalement différentes. Votre valeur ajoutée va ainsi être votre manière – unique et individuelle – de présenter le contenu.

Le critère 4

C’est l’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre. Ici aussi, seuls deux indicateurs nous intéresserons.

L’indicateur 17

Mettre à disposition ou s’assurer de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié

Il faudra, pour cet indicateur, transmettre au centre un CV mis à jour. C’est le centre lui-même qui détermine la fréquence des mises à jour. Généralement, si vous êtes indépendant, il en profite pour vous demander les documents complémentaires comme l’attestation de vigilance ou celle d’assurance ( RCP ). Le but est alors de vérifier votre conformité quant à la loi contre le travail dissimulé ou l’acquittement des charges sociales.

L’indicateur 19

Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier

Pour nous, formateurs, c’est celui qui nous met le plus dans l’embarras !

Pour cet indicateur polémique, vous devez fournir vos bases de travail, c’est-à-dire :

• le support de cours et l’explication des compétences,
• les vidéos pédagogiques, – les fiches pratiques, – les livrets, etc.

Le centre doit être en mesure de donner accès à toutes ces ressources à l’auditeur qui va, ou non, échantillonner les cours sur leur disponibilité. Il vérifiera aussi qu’elles sont données aux stagiaires avec les informations permettant de se les approprier. D’où l’intérêt de faire très attention à la propriété intellectuelle de vos supports.

Le critère 5

C’est la qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations. Vous l’aurez deviné, une fois encore nous allons nous concentrer sur deux indicateurs.

L’indicateur 21

Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations

Il est de nouveau question de l’adéquation entre les compétences nécessaires à la prestation de la formation et vos compétences. On en revient au début de l’article avec la corrélation des compétences et du CV.

L’indicateur 22

Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre

Il faudra démontrer que vous continuez à progresser sur vos compétences et aussi que vous en développez de nouvelles.

Par exemple :

• Quelles formations avez-vous suivies ?
• Êtes-vous allés dans un évènement professionnel, un salon ou encore une conférence dans votre domaine ?
• Dans quel cercle de développement professionnel allez-vous ( mastermind, supervision pour les coach, etc ) ?
• Avez-vous lu des livres dans votre domaine, consultez-vous des blogs, des articles ?

La question globale étant : comment cherchez-vous à progresser ?

Si vous êtes salarié de votre structure, même indépendant, vous devez établir, rédiger et suivre un plan de développement de vos compétences. Tout au long de l’année, vous pouvez par exemple “enregistrer” les livres lus dans votre secteur en fiches de lecture.

Pour votre auto-bilan annuel, regroupez :

• les événements professionnels auxquels vous avez assisté,
• les formations que vous avez suivi ( gardez une copie des attestations de formation ),
• vos fiches de lecture,
• une synthèse de vos apprentissages dans les groupes de réflexion ou d’échange de pratiques, etc.

Aussi, vous serez en mesure d’approfondir les apprentissages que vous souhaitez développer ou encore les compétences que vous voulez acquérir, en fonction de ce que vous avez appris.

Pour résumer

Nous avons vu, à travers cet article, l’impact de la certification Qualiopi sur notre activité de formateur.

Pour cela, 5 points sont à retenir :

1. Mettez régulièrement à jour votre CV et joignez-y vos diplômes.
2. Développez et renforcez vos compétences.
3. Mettez à disposition partielle ou non-utilisable ( “verrouillée” ) vos supports de cours, de formation ou vos exercices.
4. Mettez en place une façon reproductible des modes d’évaluation des apprenants dans leur progression et montrez-la. Uniformisez pour que ce soit plus simple, tant pour les centres de formation que pour les formateurs. Une fois que l’on a le processus, on sait comment adapter sa formation.
5. Chaque centre de formation peut avoir des demandes spécifiques sur les deux derniers points, soit sur la manière dont le formateur déroule son exposé, les évaluations et son évolution.

Retrouvez nos vidéos sur ce sujet et sur bien d’autres sur notre chaîne YouTube et n’hésitez pas à participer à nos lives ou à poser vos questions en replay, nous y répondrons avec plaisir !

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