Dans un monde où tout va toujours plus vite, gérer son temps n’est pas chose aisée. Lorsqu’on voudrait donner davantage d’importance à certaines activités, d’autres nous monopolisent plus que prévu. Alors, comment gérer son emploi du temps en tant que formateur indépendant ?

Comment savoir que l’on a une mauvaise gestion de son temps ?

Ça se sent, ça se sent, ça se sent que ça ne va pas ! Une chronologie mal planifiée se ressent à travers une multitude de détails qui se superposent au quotidien, jusqu’à arriver à un point de craquage. En voulant trop bien faire, répondre à toutes les sollicitations ( mails, notifications, collaborateurs, famille, etc ) et accorder du temps aux autres, on se retrouve soi-même surmené.

Voici quelques indices qui mettent la puce à l’oreille quant à une mauvaise gestion du temps :

  • Vous vous sentez débordé,
  • Vous ne savez pas comment répondre à toutes vos sollicitations en direct,
  • Vous ne savez pas par quoi commencer,
  • Vous remettez à plus tard les travaux,
  • Vous faites l’impasse sur les tâches rébarbatives et favorisez donc les activités plaisir non prioritaires,
  • Vous sentez le stress lié aux échéances augmenter,
  • Vous sous-évaluez le temps nécessaire à une tâche ( c’est humain ),
  • Vous avez l’impression de perdre le contrôle

Tout cela découle du temps. Si parfois il manque, d’autres fois il est simplement mal réparti dans votre planning. Les effets d’une mauvaise gestion du temps se font ressentir directement sur le travail mais également sur la santé. Fatigue, perte de productivité, problème de perception de l’urgence des choses à faire et des deadlines, augmentation du stress… Bref, autant de choses dont on se passe bien volontiers !

Nos conseils pour organiser son temps efficacement

Pour avancer réellement dans vos objectifs tout en consacrant le temps nécessaire à votre entourage, il est possible d’apprendre à gérer son temps. Grâce à notre expérience, nous avons recensé quelques axes d’amélioration à appliquer sur son organisation :

  1. Planifier

Utiliser un agenda pour orchestrer sa journée est une technique bien connue, car efficace ! Avec un agenda électronique, on accède à de nombreuses fonctions et on bénéficie d’une vue d’ensemble, plus globale, sur les tâches. On se représente donc mieux sa journée, sa semaine, son mois, son trimestre, son année, sans être pris au dépourvu d’une deadline oubliée.

De la même manière, visualiser ses objectifs et faire un rétroplanning permet d’appréhender le travail à l’avance. On se demandera alors “que faut-il faire pour arriver à l’échéance le plus confortablement possible ?”.

Pour rester sur une lancée positive dans sa planification, on évite d’aller à contre-courant. Chercher à caser une heure de travail dans une plage libre peut être contre-productif, car cette tâche imposée par soi-même mène souvent à des révisions supplémentaires par la suite.

  1. Bloquer des plages fixes

La chronobiologie est une très bonne méthode pour planifier sa journée. En effet, nous avons tous des vagues d’énergie créative qui se déroulent sur deux grandes plages : une le matin en début de matinée, et une en fin d’après-midi jusqu’à 21 heures pour les couche-tard. La période d’accalmie se situe entre 10 heures et 16 heures, c’est là qu’on fera du sport ou bien une activité qui demande peu de création.

Cela travaille aussi la gestion de l’imprévu et son positionnement dans le planning.

Par exemple, Céline travaillait, il y a plusieurs années, dans un service de gestion/location en immobilier, en open space. Le matin, la première activité consistait à répondre aux mails des clients. Sauf que les autres clients arrivaient en même temps, ce qui repoussait les mails à plus tard voire au lendemain. Pour pallier à ce problème, un roulement a été mis en place. Ainsi, une personne, différente chaque jour, gérait l’accueil de la clientèle pendant que les autres répondaient aux mails.

  1. Se concentrer sur sa tâche

Couper les notifications et les divertissements permet d’éviter les perturbations lors d’une plage de concentration importante.

Même chose pour les sollicitations physiques : inventez votre propre système pour indiquer aux autres que vous êtes physiquement là mais pas disponible. Montrez concrètement votre statut “Ne pas déranger”, en mettant par exemple une peluche sur le bureau ; super astuce surtout en télétravail.

Quant à la matrice d’Eisenhower ( classer ses priorités en tâches urgentes, importantes… ), c’est quitte ou double. Le risque, comme on classifie nous-mêmes les tâches, est de favoriser les activités plaisantes au détriment des tâches réellement importantes. Intéressante, donc, d’un point-de-vue théorique mais moins dans les faits.

Finalement, il y a encore une multitude d’autres conseils pour gagner en productivité, comme de structurer ses fichiers et son répertoire ou se servir d’outils comme les moteurs de recherche.

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